Nos statuts

Acceptés lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 15 octobre 2016

Statuts de l’Association l’Hydre

 

1. Généralités

Article 1 : Forme juridique et siège

  1. L’Hydre est une association à but non lucratif régie par les articles 60 et suivants du Code Civil Suisse, pour autant que les présents statuts n’y dérogent pas.
  2. Le siège de l’association est dans le district de Morges (CH-1110) et son adresse postale est déterminée par le Comité.
  3. La durée de l’association est indéterminée.

Article 2 : But de l’association

L’association a pour but de promouvoir et d’organiser des manifestations ludiques.

 

2. Membres

Article 3 : Inscription

  1. Peut devenir membre de l’association toute personne majeure et indépendante.
  2. Peut également devenir membre de l’association toute personne dès l’âge de seize ans, mais uniquement sur présentation de l’approbation écrite et signée d’un représentant légal.
  3. Toute nouvelle adhésion est soumise à l’approbation des membres lors de la prochaine assemblée générale (AG), dans l’intervalle une acceptation temporaire peut être donnée par le comité.
  4. L’adhésion à l’association l’Hydre est tacitement renouvelable d’une « année hydreuse » à l’autre, soit d’une assemblée générale ordinaire (AGO) à l’autre.

Article 4 : Démission, suspension et exclusion

  1. Toute démission doit être communiquée par écrit au comité.
    1. Les membres de l’association peuvent démissionner à n’importe quel moment.
    2. Sauf maladie/accident incapacitant(e), départ à l’étranger, charge familiale accrue (naissance, gestion de succession, …), les membres du comité sont tenus d’assurer leurs engagements jusqu’à la prochaine assemblée générale.
  2. Le comité peut décider de l’exclusion ou de la suspension d’un ou plusieurs membres
    pour juste motif.
  3. Le comité informe l’AG des démissions, suspensions et/ou exclusions.
  4. Tout membre exclu a droit de faire recours auprès de l’association lors de la prochaine l’AG. Les membres démissionnaires ou exclus perdent tout droit à l’avoir social de l’association.

Article 5 : Cotisation

  1. Une cotisation annuelle par membre est décidée, elle est fixée à 50.– CHF.
  2. La cotisation annuelle d’un membre sortant reste acquise pour l’exercice courant.
  3. La cotisation est due dans un délai de trente jours à compter de l’AGO.
  4. Passé le délai de paiement, le comité peut décider de suspendre le droit de vote et les avantages sociaux du membre jusqu’au règlement de sa cotisation.

 

3. Finances et comptabilité

Article 6 : Ressources

  1. Les ressources de l’association comprennent :
    1. Les cotisations des membres
    2. Les dons et legs
    3. Les subventions d’organes privés ou officiels
    4. Les recettes des manifestations
    5. Le matériel acquis au nom de l’association
    6. Les revenus provenant de la vente du merchandising de l’association

Article 7 : Exercice comptable

  1. L’exercice comptable commence le lendemain d’une AGO et se poursuit jusqu’au jour même de la suivante.
  2. Exception peut être faite s’il y a changement de trésorier lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). L’exercice comptable est alors mené de cette dernière jusqu’à la prochaine AGO.
  3. Le contrôle des comptes se fait à la fin d’un exercice comptable, entre le trésorier et les deux vérificateurs de compte.

 

4. Organes et procédures

Article 8 : Organes

  1. Les organes de l’association sont : l’AG, le comité et les vérificateurs des comptes.
  2. Les membres du comité et les vérificateurs des comptes doivent être majeurs.

 

4.1 L’Assemblée générale

Article 9 : Assemblée générale

  1. L’organe suprême de l’association est l’AG.
  2. Elle se compose de tous les membres de l’association.
  3. L’AG traite des affaires suivantes :
    1. Prendre les décisions relatives à l’admission des membres ; elle peut aussi intervenir en cas de recours à une exclusion ;
    2. Révoquer la totalité du comité et/ou des vérificateurs des comptes pour juste motif ;
    3. Elire le comité et les vérificateurs des comptes ;
    4. Adopter le rapport d’activité du comité ;
    5. Délibérer sur la politique générale de l’association ;
    6. Adopter le rapport des comptes de l’association ;
    7. Donner décharge au comité et aux vérificateurs des comptes ;
    8. Adopter et modifier les statuts ;
    9. Dissoudre l’association.

Article 10 : Convocation

  1. L’AG se réunit au moins une fois par année en session ordinaire, entre août et octobre.
  2. Les AGE ont lieu suite à la demande du comité et/ou celle d’un cinquième des membres de l’association.
  3. Les convocations se font par par e-mail, au minimum 30 jours avant la date de l’AG et sont accompagnées de leur ordre du jour (OdJ), du dernier procès-verbal (PV) de l’AG précédente ainsi que de l’annonce définitive des personnes candidates si élection il y a.
  4. Pour pouvoir délibérer, au minimum un tiers des membres de l’association doit être présent.
  5. Chaque membre de l’association présent dispose d’une voix.
  6. Les membres de l’association votent à mains levées. Si le comité ou au minimum trois membres en font la demande, un vote à bulletins secrets peut avoir lieu.
  7. Sauf disposition statutaire, les votes sont effectués à la majorité simple.
  8. En cas d’égalité des voix lors de l’AG, celle du président est prépondérante.
  9. Peuvent être votées lors de l’AG, toutes décisions pour lesquelles le comité juge utile de statuer avec les membres.
  10. Si un membre est absent lors de l’AG ce dernier est tenu de s’excuser par écrit auprès du comité.
  11. Un membre officiellement excusé à une AG, reçoit la possibilité de voter par correspondance à l’ensemble des objets soumis à votation, selon l’OdJ officiel de la dite assemblée. Son vote doit parvenir par email au Président, au plus tard 5 jours ouvrables avant la tenue de ladite AG, au moyen du bulletin de vote officiel émis par le comité lors de la convocation de l’AG. Le Président à la charge de la bonne conduite de ce procédé et de sa transparence. Les votes par correspondance seront ajoutés aux scrutins de l’AG, objets après objets, pour autant que les bulletins soient valables.

 

4.2 Le Comité

Article 12 : Administration

L’administration de l’association est confiée à un comité qui assure la gestion des avoirs et des projets de celle-ci.

Article 13 : Comité exécutif

  1. Le comité se compose de sept membres dont un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) trésorier(e), un(e) secrétaire, un(e) responsable communication, un(e) responsable matériel et un(e) responsable coordination.
  2. Toutes les deux années hydreuses, le comité est réélu dans son ensemble. Les postulations se font dans le délai fixé par le comité sortant et sont annoncées dans la convocation et via la section appropriée du site web de l’Hydre.
  3. Toutefois, si quelqu’un souhaite postuler pour un des postes de comité, durant la période des deux ans que couvre un mandat, et qu’il conteste un membre du comité en place, ce dernier doit remettre par écrit sa candidature et ses motivations. Le comité statuera sur la prise en compte ou non de cette candidature et décidera si cette dernière sera conduite lors de la prochaine AG ou lors de celle qui traduira la fin du mandat du comité actuel (tout les 2 ans).
  4. Le comité prend toutes les décisions utiles au bon fonctionnement de l’association, ces décisions sont prises à la majorité simple.
  5. En cas d’égalité des voix au sein du comité, celle du président est prépondérante.
  6. Si l’un des membres du comité est momentanément indisponible, pour une durée maximum de 3 mois, le comité peut lui nommer un suppléant.

Article 14 : Compétences

  1. Le comité dirige l’activité de l’association.
  2. Il se réunit autant de fois que nécessaire sur convocation d’un de ses membres.
  3. Il est chargé de :
    1. Prendre toutes les mesures utiles pour atteindre les buts fixés par l’association ;
    2. Convoquer les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires ;
    3. Veiller à l’application des statuts ;
    4. Administrer les biens de l’association ;
    5. Représenter l’association vis-à-vis des tiers ;
    6. Engager valablement la responsabilité de l’association par la signature d’au moins deux membre dont celle du président (ou du vice président en cas d’accord avec le président) ;
    7. Engager le personnel bénévole et salarié.
    8. Remplir et exécuter son cahier des charges selon le document : Annexe 1 aux statuts : Cahier des charges du comité de l’Association l’Hydre. Cette annexe et son contenu peuvent être adaptés à discrétion par le comité, sans consultation de l’assemblée générale.

 

4.3 Les Vérificateurs des comptes

Article 15 : Vérificateurs des comptes

  1. Les vérificateurs des comptes sont au nombre de deux.
  2. Ils se chargent de contrôler les comptes du trésorier et en font rapport à l’AGO, ou l’AGE si changement de trésorier, afin que celle-ci décide de l’approbation ou non des comptes.
  3. Ils sont élus pour un exercice comptable.

 

5. Statuts, responsabilité et dissolution

Article 16 : Statuts

Les modifications des statuts sont acceptées par l’AG à la majorité simple.

Article 17 : Responsabilité

Les membres de l’association n’encourent aucune responsabilité personnelle face aux engagements pris par l’association, engagements exclusivement garantis par les biens de celle-ci.

Article 18 : Dissolution

  1. La dissolution de l’association est décidée par l’AG à la majorité simple.
  2. En cas de dissolution les biens sont attribués à une institution poursuivant le même but ou à but caritatif.

 

6. Signatures

Les présents statuts annulent ou abrogent tout document antérieur régissant l’association l’Hydre.

Signés à Morges , le 15.10.2016 par l’ensemble du comité.

Annexe 1 : Cahier des charges du comité de l’Association l’Hydre

Version du 15 octobre 2016

Annexe aux statuts de l’association

 

Objectifs

  • Adapter le comité aux nouveaux besoins de l’association
  • Mieux répondre aux demandes des membres de l’association
  • Mieux répartir la charge de travail et équilibrer l’engagement de chacun
  • Impliquer l’ensemble des membres du comité dans la gestion de l’association
  • Augmenter l’efficacité du comité en segmentant et responsabilisant ses membres
  • Permettre une gestion plus flexible du comité et favorisant l’autonomie et l’indépendance de chacun de ses membres

 

 

Concept

  • Conserver la base légale selon le droit suisse, mais détailler et établir un cahier des charges pour chaque membre du comité
  • Réduire le comité à 7 membres au lieu de 8, dans l’optique de faciliter la tenue et l’organisation des séances plénières.
  • Tenter de lier au mieux les différentes missions du comité, en les regroupant par famille et fluidifier leur fonctionnement et l’accomplissement des diverses tâches.
  • Permettre aux nouveaux de se former, d’acquérir de l’expérience afin de reprendre d’autres fonctions par la suite au sein du comité, tout en voyant autre chose.
  • Alléger la fréquence des séances plénières du comité tout favorisant l’autonomie au travers de la communication.
  • Changer de concept, le rôder deux ans et assurer l’avenir de l’Hydre.

 

Organigramme

Organigramme

 

Cahier des charges

Selon l’article 14.3, lettre G des statuts de l’Association l’Hydre, le comité rempli et exécute le cahier des charges suivant :

Pilotage (Président + Vice président)

  1. Président :
  • Dirige les activités de l’association
  • Convoque et préside les AG et peut déléguer certaines tâches à des tiers
  • Etablit la stratégie de l’association et conduit son comité
  • Archives et documents de l’association
  • Gestion des arrivées et départ de l’association
  • Communication avec les externes et partenaires de l’Hydre ainsi que les autres associations
  • Dirige la section Bureau et finances ainsi que la Communication et promotion
  • Est responsable de l’organisation et la tenue des des AG et des séances de comité

 

  1. Vice-Président :
  • Assiste le/la président(e) et prend ses charges et devoirs en son absence
  • Récolte les idées de projet, d’animation et d’évènement et tient une à liste à jour qu’il présente à chaque AG
  • Coordonne et constitue les différentes commissions d’organisation de projet et veille à leur conformité et bon fonctionnement, en évitant les doublons.
  • Il est le répondant des chefs de projets et les contacts régulièrement en cours de réalisation, afin d’assurer un suivi et une bonne communication avec le comité et les membres de ce dernier
  • Dirige le Matériel et infrastructures ainsi que la coordination de projet

 

Bureau et finances (Secrétaire + Trésorier)

  1. Secrétaire :
  • Prises et conservation des PVs en comité et AG
  • Rédaction et préparation de la communication interne de l’association
  • Tenue de l’inventaire des terrains / refuge et des contacts qui y sont liés
  • Responsable des différentes locations de l’association

 

  1. Trésorier :
  • Gère le budget et les ressources numéraires de l’association
  • Tenue de la liste des membres et des cotisations payées
  • Gestion et tenue de la comptabilité de l’association
  • Convocation et conduite des vérificateurs des comptes
  • Coordination des investissements en matériel
  • Gestion du merchandising de l’Hydre

 

Matériel et infrastructures (Responsable matériel + Equipe de 3 ou 4 Hydreux)

  1. Responsable matériel :
  • Tenue de l’inventaire
  • Entretiens du matériel, des outils et du stock de l’Hydre
  • Gestion de la location de costumes, armes et décors
  • Gestion du stock des matières premières
  • Responsable de l’organisation et la tenue des week-ends rangement, entretiens et coordonne le craft des divers évènements

 

Communication & promotion (Responsable Com + Equipe de 3 ou 4 Hydreux)

  1. Responsable Communication :
  • Tenue et mise à jours du/des site(s) web et de la page/groupe Facebook
  • Tenue et gestion des adresse @hydre de l’association
  • Responsable de l’envoi des mailings interne de l’Hydre (provenant du bureau)
  • Coordonne la conception et la réalisation de la promotion des divers événements de l’association (Flyer, affiches, teaser, communiqué de presse, sondages, publicité etc…)
  • Responsable de l’organisation et la tenue des pots de l’Hydre, des pots du Gniste romand et de la présence de l’Hydre à l’assemblée interasso

 

Coordination et projets (Responsable Coordination + Les Chefs de projets)

  1. Responsable Coordination :
  • Établit et tient le calendrier de l’association en fonction de toutes les dépendances et des informations du vice président
  • Tient la liste des amis de l’Hydre (potentiels bénévoles et PNJ), entretient le réseau de l’association
  • Tient une liste des présences des membres de l’association lors de nos activités et de l’engagement de ces derniers dans les commissions.
  • Responsable de l’organisation et la tenue des brainstormings, de la soirée festive (Hydralloween/Christmas), du repas de soutien.

 

Signés à Morges , le 15.10.2016 par l’ensemble du comité.